Il gestionale per l'officina può farti guadagnare di più

Quando il titolare di un'officina valuta l'inserimento o la sostituzione di un software gestionale è spesso spaventato dal costo che dovrà sostenere. Questo lo porta in alcuni casi a ricercare soluzioni gratuite online, in altri casi a sospendere ogni decisione, continuando a lavorare come sempre fatto. In realtà nella scelta del software da adottare in officina è fondamentale valutare il rapporto costo/beneficio, piuttosto che la sola spesa. Un apparente risparmio di denaro potrebbe infatti tramutarsi in un pessimo investimento per effetto dei "costi nascosti".
Vediamo quali sono i principali aspetti che dovreste considerare quando state valutando se investire o meno su un nuovo software gestionale per la vostra officina:

1. Spese extra per accedere a funzioni specifiche o servizi aggiuntivi. Molto spesso i pacchetti cosiddetti FREE permettono la gestione di un numero molto limitato di attività, proponendo il passaggio ad una versione a PAGAMENTO per accedere a funzionalità più complete. Anche tra i gestionali in commercio, a contenuti costi di attivazione può corrispondere un ridotto set di servizi inclusi.

2. Spreco di tempo nel trasferimento di dati e informazioni. La gestione delle officine attraverso software che non coprono tutte le attività svolte, porta ad utilizzare differenti programmi e di conseguenza alla necessità di caricare su ognuno di essi le informazioni riguardanti uno stesso veicolo o automobilista. Per avere quindi tutte le informazioni utili a ciascuno per svolgere le proprie attività si perde molto tempo tra interruzioni del proprio lavoro, tempi di attesa per ricevere risposte dal collega impegnato, oltre alla moltiplicazione del rischio di fraintendimenti per dati scritti a mano o trasmessi a voce in luoghi non di certo silenziosi.

3. Perdita di potenziali opportunità di guadagno. Molti programmi in commercio o gratuiti non permettono di sfruttare il database per generare nuove opportunità di business a costo praticamente zero. Qualche esempio? Rilevando dal gestionale che un cliente, in officina per il cambio gomme, non effettua il tagliando da lungo tempo, ci si può attivare proponendogli di svolgerlo nella stessa giornata. Oppure si potrebbe inviare un SMS per comunicare una promozione particolare ai propri clienti che, in funzione dei dati registrati sul gestionale, rientrano in una specifica condizione (dopo aver raccolto sul gestionale il consenso al trattamento dei dati personali).

4. Mancanza di controllo sull'andamento della tua officina. Se i dati e le informazioni non vengono raccolte tutte in un unico "archivio" facilmente consultabile, si perde di vista l'andamento generale della propria attività, con il rischio di prendere decisioni sbagliate sul piano degli acquisti e più in generale degli investimenti. Sapendo - ad esempio - qual è il marchio di pneumatici che abbiamo venduto di più si potrebbero ottenere migliori prezzi dal distributore. Oppure analizzando il fatturato mensile dell'officina prevedere promozioni speciali per portare più clienti durante periodi "morti".


Come scegliere nel modo giusto il gestionale per la propria officina?

1. Confrontando l'elenco dei servizi inclusi nel costo di attivazione
2. Facendo una lista dei benefici "non monetari" collegati al gestionale, cercando di valorizzarli
3. Confrontando il costo da sostenere con i benefici valorizzati

Ecco un esempio di come analizzare a fondo due differenti gestionali.
Il preventivo per l'acquisto del gestionale X è pari a 2000 euro, mentre per il gestionale Y è 1.200 euro.
Il gestionale X, nell'offerta include: gestione interventi di meccanica, gestione completa fatturazione e contabilità di primo livello, collegamento alla banca dati ricambi originali e aftermarket
Il gestionale Y include nell’offerta la sola gestione degli interventi di meccanica. Per la gestione della contabilità è necessario acquistare un gestionale specifico per 1.300 euro, del quale probabilmente si useranno solo alcune funzionalità, mentre per gestire l'invio dei dati al commercialista si dovrà acquistare un altro servizio, per una spesa di 300 euro. Infine per accedere alle banche dati ricambi bisognerà sottoscrivere un abbonamento dal valore di 750 euro.
Il costo reale del gestionale X è pari a 2.000 euro, il costo reale del gestionale Y è pari a 3.550 euro.
Oltre a queste considerazioni bisogna tenere presente che nel caso del gestionale Y ogni collaboratore dovrà imparare ad usare più di un software, quindi necessiterà di formazione dedicata e gli stessi dati dovranno essere trascritti più volte, ad esempio in fase di accettazione e poi in fase di fatturazione.

Ora che hai capito a cosa prestare attenzione quando valuti un software SCOPRI YAP MMB, il gestionale che ti permette la gestione completa ed efficiente della tua officina facendoti GUADAGNARE FINO A 2 ORE AL GIORNO grazie all'ADOZIONE DI UN FLUSSO DI LAVORO DIGITALE.

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