Quando si pensa a come organizzare bene il lavoro in officina si pensa subito alla gestione degli spazi, della strumentazione e delle attrezzature. Sicuramente avere un ambiente ordinato è un elemento importante per ridurre le inefficienze e far risparmiare tempo ai collaboratori, ma non è sufficiente per il successo delle aziende che operano nel settore della manutenzione veicoli.

La tecnologia diffusa ormai su larga scala, l'alto tasso di concorrenza nel settore del car service e le esigenze sempre maggiori da parte dei clienti, fanno sì che il successo di un'officina passi in prima battuta dalla rivisitazione dei processi e dei flussi di lavoro.

Quindi, da dove cominciare per organizzare meglio il lavoro ed essere più competitivi?

La scelta di un programma gestionale per l'autofficina è sicuramente il punto di partenza.
Un buon software non deve solo automatizzare le attività quotidiane, come la gestione dell'agenda o la comunicazione verso i clienti, ma deve essere lo strumento attraverso cui digitalizzare la propria azienda e di conseguenza migliorarne i risultati.

Questo passa attraverso 3 MOMENTI FONDAMENTALI:

1. LA RACCOLTA DEI DATI

È molto importante tenere traccia di tutte le informazioni rilevanti per la propria attività, come ad esempio la data della revisione o lo spessore dei battistrada, immaginando fin da subito come queste potranno poi essere utilizzate. Quello che non viene registrato subito o viene caricato in modo non corretto potrebbe non essere più recuperabile.

Per chi non mastica numeri può risultare difficile sapere a priori quali saranno le proprie necessità in ambito di analisi. È qui che interviene un buon gestionale officina, mettendo a disposizione un sistema di raccolta dati pensato per far sì che le informazioni possano essere facilmente consultabili in futuro.

2. PIANIFICAZIONE DI ATTIVITÀ E FLUSSI DI LAVORO

Soprattutto nei momenti più caotici, come può essere il periodo del cambio gomme stagionale per i gommisti ad esempio, è strategico programmare in anticipo le attività delle giornate per sè e i propri collaboratori, così che ciascuno possa lavorare bene e si riducano le possibilità di errore.

Nel quotidiano potersi fermare per organizzare le giornate non è semplice. L'uso di un gestionale professionale permette di risparmiare tempo che può essere destinato alla pianificazione del lavoro. Come? Velocizzando le attività di routine, ad esempio ricevendo gli appuntamenti online, ma anche permettendo di delegare al software lo svolgimento di specifiche azioni, come l'applicazione delle condizioni commerciali o l'alert ai clienti sulle scadenze relative al veicolo.

3. ANALISI DELL'ANDAMENTO DELL'AZIENDA

Per il successo di un'officina non è sufficiente riempire l'agenda di appuntamenti. Lo spreco di tempo nelle attività di routine, l'acquisto di articoli a prezzi troppo elevati e molti altri fattori potrebbero infatti abbattere completamente la marginalità dell'azienda o portare alla perdita di possibile fatturato. Ad esempio potreste non accorgervi di aver terminato un certo pezzo di ricambio dovendolo così ordinare rapidamente senza avere il tempo di individuare il prezzo migliore proposto sul mercato.

Avere accesso ad una fotografia completa e sempre aggiornata sull'organizzazione del lavoro e sull'andamento della propria officina permette di individuare in anticipo esigenze e criticità e intervenire in tempo utile. Un buon gestionale garantisce di avere sempre il controllo su ciò che succede in officina, sia dal punto di vista dell'operatività sia da quello dell'andamento economico e finanziario dell'azienda. (Scopri perchè la Business Intelligence è fondamentale per tenere sotto controllo le performance della tua azienda. Clicca qui)

Tornando all'esempio del punto precedente, l'uso corretto di un software gestionale permette di sapere in anticipo quali articoli sono necessari per gli interventi in programma verificandone tempestivamente la disponibilità a magazzino.

YAP MMB è più di un software destinato a meccanici, gommisti e titolari di centri revisione. É una piattaforma che unisce TECNOLOGIA E METODO contribuendo in modo concreto alla TRASFORMAZIONE DIGITALE delle aziende che operano nel car service e al loro SUCCESSO.

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